Trotz Spam-Filter und Co. Nimmt die Flut eingehender E-Mails immer weiter zu. Wer heute noch effizient arbeiten möchte, sieht sich deshalb häufig mit der Herausforderung konfrontiert, die wirklich wichtigen E-Mails von den diversen Offerten für Potenzmittel, SEO-optimierten Webseiten oder Infoprodukten zu unterscheiden. Als Verfasser einer E-Mail gilt es daher, diese so zu verfassen, dass dem Empfänger die Kommunikation mit uns möglichst einfach ist. Zu diesem Zweck wollen wir Dir heute ein paar Tipps für bessere E-Mails aufzeigen.

1. Fass Dich so kurz wie möglich!

Das Motto beim Verfassen einer E-Mail sollte lauten: „So lang wie nötig, so kurz wie möglich“. Sicher sollte der Empfänger alle wichtigen Informationen erhalten, doch Hintergrundinformationen, Details oder Prozessbeschreibungen die für ihn nicht lebensnotwendig sind, solltest Du stets vermeiden. Aus unserer Perspektive mag es sinnvoll erscheinen, uns zu erklären oder Abläufe genau zu beschreiben. Doch oft sind solche Informationen für den Empfänger absolut irrelevant und erschweren ihm einfach nur das Erfassen der wirklich wichtigen Infos. So kann es leicht zu Lücken in der Kommunikation, Verspätungen oder Fehlern kommen. Formuliere Deine E-Mail deshalb stets so, dass die wichtigen Informationen oder Fragen leicht zu erkennen sind und vermeide unnötigen Füllstoff!

2. Nutze die Betreffzeile sinnvoll!

Bereits aus dem Betreff sollte klar hervorgehen worum es geht. Es mag Dir vielleicht komisch vorkommen, aber die Aufforderung die Betreffzeile sinnvoll zu nutzen ist leider Notwendig. Nach dem Wochenende stapeln sich im Posteingangsfach nicht selten E-Mails mit dem Betreff „Rückfrage“, „Ihre E-Mail“ oder einfach nur „…“. Mache auch hier dem Empfänger das Leben so einfach wie möglich und sorge dafür, dass er bereits aus der Betreffzeile entnehmen kann worum es geht und sich auf das Thema einzustimmen.

Allerdings: Inzwischen werden mehr und mehr Smartphones genutzt. Hier steht generell weniger Platz zur Verfügung und lange Betreffzeilen werden nicht vollständig angezeigt. Um zu vermeiden, dass Dein Betreff in der Mitte abgeschnitten und unvollständig angezeigt wird, solltest Du Dich auf maximal 40 Zeichen beschränken. Die große Kunst besteht nun darin, mit maximal 40 Zeichen ein sinnvolles und aussagekräftiges Betreff zu formulieren.

Im Internet sind verschiedene Konzepte zu finden, wie man mit mehr oder weniger kryptischen Abkürzungen sein Anliegen formulieren könne, da diese aber nicht allgemeingültig sind, raten wir davon ab solche zu verwenden. Schnell führen diese zu mehr Verwirrung und Ablehnung auf Empfängerseite anstatt die Kommunikation zu optimieren.

Dies führt uns direkt zum nächsten Punkt:

3. Vermeide Abkürzungen oder Fachtermini soweit wie möglich!

Um gewisse Fachausdrücke kommt man nicht umhin, grade im beruflichen Kontext. Stelle aber sicher, dass es sich tatsächlich um gängige Fachtermini handelt und der Empfänger nicht jedes zweite Wort Deiner E-Mail erst einmal googeln muss!

Das Gleiche gilt für Abkürzungen. Wahrscheinlich weiß jeder, was „bzw.“ oder „etc.“ bedeuten, es spricht also nichts gegen deren Verwendung. Sätze, wie „Rückm. bzgl. Anfr. v. 01.01. i.A. Hr. A., Fr. B u.a.“ solltest Du aber aus drei Gründen vermeiden:

  1. Solche Formulierungen machen die E-Mail und/oder die Betreffzeile schwer verständlich und führt so zu Ablehnung auf Seiten des Lesers.
  2. Nicht geläufige Abkürzungen können zu Fehlinterpretationen und Missverständnissen führen.
  3. Signalisieren wir mit Abkürzungen ein Mangel an Wertschätzung da sie die Botschaft transportieren „Du bist mir die zwei Minuten mehr Zeitaufwand nicht wert, die es mich kosten würde, meinen Satz auszuschreiben“.

4. In geschäftlichen E-Mails ist kein Platz für Emoticons, Humor oder Ironie!

Ja, es ist nicht immer eine Freude nüchterne und sachliche Mails zu lesen, aber am Arbeitsplatz geht es auch nicht in erster Linie um den Unterhaltungswert unserer Kommunikation. Dinge wie 😉 oder *LOL* haben ganz unabhängig von der Branche einfach nichts in einer E-Mail verloren. Drücke Dich klar und verständlich aus und ziehe eine ganz scharfe Trennlinie zwischen Deiner beruflichen und privaten Kommunikation!

Das selbe gilt für Ironie und unangebrachten Humor. In Deiner privaten Kommunikation kannst Du Dir solche Kapriolen gerne leisten, doch auch sie haben am Arbeitsplatz nichts verloren. Natürlich musst Du nicht wie ein Sauertopf rüber kommen, doch in dem Bestreben uns kurz und verständlich zu halten, sind besonders witzige oder gar ironische Formulierungen ein absolutes Tabu.

5. Vermeide unnötige Links und Anhänge!

Hin und wieder lassen sich Links in der E-Mail nicht vermeiden, beispielsweise wenn es um Dienstleistungen im Internet, Affiliate-Marketing oder ganz konkrete Angebote geht. Doch solltest Du Dir stets darüber bewusst sein, dass diese die Aufmerksamkeit von Deiner E-Mail ablenken. Setze Links in Deinen E-Mails also so sparsam wie möglich ein!

Auch Anhänge sind nicht immer zu vermeiden. Informationen, die aber ganz einfach in Deiner E-Mail unterzubringen wären, sollte sich der Empfänger nicht erst aus einer angehängten Excel-Tabelle oder Word-Datei heraussuchen müssen.

6. Sprich den Empfänger persönlich an!

Nichts hört der Mensch so gerne wie seinen eigenen Namen. Eine persönliche Ansprache wirkt nicht nur höflicher und interessierter, sie sorgt auch dafür, dass beispielsweise Handlungsaufforderungen sehr viel eher nachgekommen wird. Indem wir unseren Gesprächspartner namentlich ansprechen, schaffen wir eine intimere Atmosphäre und qualifizieren uns damit für eine höhere Priorisierung unseres Anliegens. Die Recherche über die Namen Deiner E-Mail-Empfänger lohnt sich also in jedem Fall.

7. Sende die E-Mail nur an die Empfänger, für die sie auch relevant ist!

Vermeide es, die Mail an alle Beteiligten zu verschicken, wenn es um einen Informationsaustausch zwischen zwei Personen geht. Oft werden Verteiler genutzt oder jeder in CC gesetzt, mit der Intention möglichst alle auf dem Laufenden zu halten. Dabei ist es sicher sinnvoll, finale Entscheidungen an alle Beteiligten zu verschicken, die Kommunikation auf dem Weg dort hin sollte aber unter vier Augen stattfinden. Wenn der E-Mail-Wechsel zwischen Dir und Deinem Gesprächspartner zum Beispiel auch an Euer beiden Vorgesetzten, deren Assistentinnen, Eure Teams und so fort weitergeleitet wird, so führt dies mit der Zeit dazu, dass wirklich wichtige Informationen untergehen da dem ganzen Hin und Her einfach nicht mehr gefolgt wird. Außerdem erhöht sich so die Wahrscheinlichkeit, dass sich jemand in den Dialog einklinkt, der zu diesem Zeitpunkt noch gar nicht gefragt ist und so als zusätzlicher Koch am Ende den Brei verdirbt. Sprecht Euch also erst einmal untereinander ab und versendet nur dann eine E-Mail an alle anderen Beteiligten!

8. Markiere nur wirklich Dringliches als dringlich!

Das bedeutet im Idealfall, dass eine als dringlich markierte E-Mail der absolute Ausnahmefall bleiben sollte. Oft kommen uns unsere Anliegen als dringlich vor, doch wenn wir uns in die Lage des Empfängers versetzen, stellen wir fest, dass sie das nicht ist. Schon bald wirst Du nicht mehr ernst genommen, wenn jede zweite E-Mail von Dir in roter Schrift oder mit einem großen Ausrufezeichen im Eingangsfach landet. Wenn Du dann einmal wirklich ein dringendes Anliegen hast, wird der Empfänger dies nicht ernst nehmen und ignorieren. Außerdem sollten dringende Informationen generell nicht per E-Mail ausgetauscht werden. Sicher bist auch Du nicht immer und überall rund um die Uhr erreichbar. Deshalb können wir dies auch nicht von anderen erwarten. Brennt tatsächlich einmal etwas unter den Nägeln, so solltest Du entweder zum Hörer greifen und anrufen oder wenn es sich um einen Kollegen im selben Gebäude handelt einfach schnell vorbei kommen. Plane Deine Kommunikation also so, dass terminrelevante Informationen frühzeitig ausgetauscht werden und vermeide es, Dringendes per E-Mail zu versenden!

9. Persönliche Kritik gehört nicht in eine E-Mail!

Feedback ist wichtig und wenn es um Entscheidungen geht, in die mehrere involviert sind, so ist konstruktives (!) Feedback auch erwünscht. Du solltest bei der Formulierung aber stets darauf achten, dass es sich lediglich um Deine persönliche Meinung handelt und alternative Ideen und Anregungen ebenso legitim sind. Bleibe außerdem immer und ausnahmslos beim Gegenstand der Unterhaltung und vermeide persönliche Kritik! Sollte eine solche aber einmal nötig werden, so gebietet es der Anstand, das Gespräch unter vier Augen und persönlich zu führen!

10. Verzichte auf unnötige HTML-Spielereien!

Formatierte E-Mails mit fetten, kursiven oder unterstrichenen Texten machen Sinn und erhöhen die Lesbarkeit gegenüber reiner Text-E-Mails – natürlich vorausgesetzt, dass damit sinnvoll umgegangen wird. Auf komplexere HTML-Spielereien wie Tabellen, Texteffekte oder Stylesheeds solltest Du aber verzichten, da nicht sicher ist, wie Deine E-Mail beim Empfänger aussieht. Am Ende werden Deine Tabellen und Effekte nicht korrekt angezeigt und die Lesbarkeit so erschwert. Verzichte also auf jede HTML-Spielerei, die über reine Textformatierungen hinaus geht!